Configurar facturas fiscales

Las facturas fiscales son documentos financieros de los pedidos hechos en su store. Puede usarlas para la contabilidad interna, presentarlas en su agencia tributaria local o enviarlas a sus clientes. Hay dos tipos de facturas fiscales disponibles en la store: facturas comunes por sus ventas y facturas de cancelación para hacer un reembolso por el pedido. Puede usar las funciones integradas para generar facturas de manera automática o manual, eliminar facturas, descargar e imprimir facturas en forma individual o en bloque y personalizar los números de las facturas.  

Nota

En la UE y en países tales como Australia, Nueva Zelandia o India, la ley exige las facturas para calcular los impuestos. En otros países, la administración de las facturas puede ser voluntaria. Si no sabe con seguridad si necesita las facturas fiscales para su negocio, consulte con asesores o con las autoridades fiscales de su país.

Habilitar o deshabilitar las facturas fiscales

Puede habilitar las facturas fiscales si quiere usar la función integrada de facturas fiscales de su store. Estas facturas tienen números únicos y cumplen con los requisitos legales. 

Para habilitar o deshabilitar las facturas fiscales:

  1. En el panel lateral del editor, haga clic en eCommerce y luego, en Administrar store.
  2. Haga clic en Configuración y seleccione Impuestos.
  3. Desplácese hacia abajo, hasta la sección Configuración, y haga clic en Configurar facturas fiscales.
  4. En la página que se abre, haga clic en Habilitar facturas fiscales.
  5. En la sección Configuración, seleccione cómo quiere que se generen sus facturas fiscales y si quiere que dichas facturas fiscales se adjunten automáticamente a los correos electrónicos de confirmación de los pedidos.

Una vez que haya habilitado las facturas fiscales para su store, aparecerán el menú desplegable Administrar facturas fiscales y la sección Facturas fiscales en las páginas de los pedidos individuales, en el panel de control de la store. Si deshabilita las facturas fiscales, ya no podrá ver la lista de configuraciones para las facturas fiscales.

Nota

Aunque haya seleccionado la opción de generación automática para sus facturas fiscales, las facturas de cancelación siempre deben crease en forma manual. Para obtener más información, consulte Crear facturas fiscales comunes o de cancelación en forma manual

Crear facturas fiscales comunes o de cancelación en forma manual

En forma predeterminada, las facturas fiscales comunes se generan automáticamente y se envían a los clientes cuando hacen un pedido, mientras que las facturas de cancelación solo pueden crearse y enviarse de manera manual. Independientemente de la configuración, ambos tipos de facturas pueden crearse siempre en forma manual desde el panel de control de su store. 

Nota

Puede cambiar la configuración predeterminada para sus facturas fiscales comunes y establecer cuándo se generan automáticamente, o puede elegir crearlas y enviarlas usted mismo. Para obtener más información, consulte Habilitar o deshabilitar facturas fiscales

Las facturas fiscales comunes, una vez creadas, no pueden editarse. Si quiere hacer un reembolso por un pedido, debe emitir manualmente una factura de cancelación especial (reembolso). Las facturas fiscales de cancelación se emiten para todos los productos del pedido. La diferencia entre las facturas fiscales comunes y las de cancelación son los totales y subtotales negativos. Las facturas de cancelación tienen sus propios números que no se corresponden con el número de la factura fiscal común para el pedido. 

Para crear una factura fiscal común o de cancelación para un pedido:

  1. En el panel lateral del editor, haga clic en eCommerce y luego, en Administrar store.
  2. Haga clic en Mis ventas y seleccione Pedidos.
  3. Haga clic en el pedido para el que necesita crear una factura fiscal. 
  4. Haga clic en el menú desplegable Administrar facturas fiscales y seleccione Crear factura fiscal.
  5. En la página que se abre, seleccione Común (venta) o Cancelación (reembolso).
  6. Haga clic en Crear factura fiscal o en Crear factura fiscal de cancelación.

También puede crear facturas fiscales comunes cuando hace un pedido manualmente en Mis ventas > Editar pedidos. Para eso, marque la casilla Generar factura fiscal al hacer el pedido.

Todas las facturas que se crearon para un pedido en particular (incluidas las que se generaron automáticamente) están disponibles en la sección Facturas fiscales de la página de ese pedido. Puede imprimir la factura o descargarla como archivo .pdf para enviarla a sus clientes. También puede eliminar las facturas si es necesario; consulte Eliminar facturas fiscales.

Eliminar facturas fiscales

Si creó una factura fiscal para un pedido por error, puede eliminarla.

Para eliminar una factura fiscal:

  1. En el panel lateral del editor, haga clic en eCommerce y luego, en Administrar store.
  2. Haga clic en Mis ventas y seleccione Pedidos.
  3. Haga clic en el pedido para el que desea eliminar una factura.
  4. Haga clic en ..., en la sección Facturas fiscales, y luego haga clic en Eliminar.
  5. En la ventana emergente, haga clic en .

La factura fiscal se eliminará permanentemente. Si elimina el pedido, todas las facturas fiscales para dicho pedido también se eliminarán.

Nota

Es posible que deba hacer cambios en el número de factura fiscal futuro si no quiere interrumpir la numeración de sus facturas fiscales. Para obtener más información, consulte Personalizar el número de la factura fiscal

Descargar e imprimir las facturas fiscales

Las facturas fiscales pueden descargarse individualmente como archivo .pdf o imprimirse. También puede descargar facturas en archivos .pdf en bloque. 

Para descargar o imprimir las facturas fiscales para un pedido individual:

  1. En el panel lateral del editor, haga clic en eCommerce y luego, en Administrar store.
  2. Haga clic en Mis ventas y seleccione Pedidos.
  3. Haga clic en el pedido.
  4. En la sección Facturas fiscales, haga clic en Descargar PDF o en Imprimir.

También puede encontrar facturas fiscales comunes adjuntas a las notificaciones de correo electrónico de nuevos pedidos que recibió (si las habilitó para su store en Configuración > Notificaciones, y si sus facturas fiscales se generaron automáticamente).

Descarga en bloque

Puede solicitar un archivo con todas las facturas fiscales que estén disponibles en su store para un determinado período (por ejemplo, para presentarlas ante las autoridades fiscales cuando corresponda en su país).

Para descargar facturas fiscales en bloque: 

  1. En el panel lateral del editor, haga clic en eCommerce y luego, en Administrar store.
  2. Haga clic en Configuración y seleccione Impuestos.
  3. Haga clic en la sección Facturas fiscales.
  4. Haga clic en la sección Obtener todas las facturas fiscales a la vez para ampliarla.
  5. Establezca el período para el que quiere descargar sus facturas fiscales.
  6. Haga clic en Obtener facturas fiscales.

Recibirá un mensaje en la dirección de correo electrónico con la que está registrada la cuenta de su store, que contiene un enlace al archivo de facturas fiscales, disponible para descargarse en formato .zip (las facturas son archivos .pdf). El enlace tiene una validez de 48 horas.

Personalizar el número de factura fiscal

Puede modificar los números de sus facturas fiscales para ajustarlos a su proceso comercial y a las leyes de su país (por ejemplo, puede agregarse un código especial en el prefijo). Es posible que también sea necesario cambiar el número futuro de las facturas fiscales si eliminó una factura o si creó facturas fuera de su store.

Los números de facturas fiscales en su store no dependen de los números de pedidos. En cambio, los números de facturas fiscales usan una secuencia ascendente. Cada número de factura fiscal sigue al número precedente. En forma predeterminada, el número comienza con “1”, pero usted puede personalizar estos números y configurarlos para que el número de las siguientes facturas sean un número entero positivo.

Las facturas fiscales pueden tener un prefijo o un sufijo agregado a la parte numérica. También puede configurar la cantidad mínima de dígitos de su factura (se agregarán ceros al comienzo si el número de ahora es menor). Conserve la configuración predeterminada si quiere que los números de las facturas fiscales de su store comiencen con “1”.

Para configurar su número de factura futuro:

  1. En el panel lateral del editor, haga clic en eCommerce y luego, en Administrar store.
  2. Haga clic en Configuración y seleccione Impuestos.
  3. Haga clic en la sección Facturas fiscales.
  4. Desplácese hacia abajo a Configuración.
  5. Haga clic en la sección Próximo número de factura fiscal.
  6. En el menú que se abre, escriba el prefijo y el sufijo (si es necesario), el número de factura fiscal (el número de la próxima factura que se creará en su store) y la cantidad mínima de dígitos para su factura.
  7. Haga clic en Guardar.

Los cambios afectan solo a las facturas fiscales futuras; los números de las facturas fiscales que ya existen no cambian.

Ejemplos

Ejemplo 1. Usted creó la factura n.º 123 por error. Aunque la elimine de inmediato (al igual que el pedido), la factura siguiente en su store será la n.º 124. Para no interrumpir la secuencia de los números de factura, escriba “123” como el número de factura fiscal en la sección Siguiente número de factura fiscal. De esta manera, la siguiente factura que se cree en su store será la n.º 123.

Ejemplo 2. Cada año, usted tiene la siguiente numeración de facturas en su store: año-número de factura-nombre de su store. Cuando empiece el año 2022, querrá restablecer la numeración. También sabe que, por lo general, tiene más de 1000 facturas por año y quiere que la primera factura sea la “0001”. De esta manera, el número de la siguiente factura fiscal será “2022-0001-nombre de la store”, donde "nombre de la store" será el nombre de su store.

Así debe verse su configuración en el menú:

tax-invoices.png

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