App Store: vcita

Vcita helps small businesses run their business more effectively. Common tasks like communicating with clients, marketing, managing calendars and invites, and sending invoices can all be done through vcita. This centralizes many of the day-to-day operations of a SMB and gives them a single source of truth to run their business from.

Vcita is an app in Duda’s app store and can be added to any website. Your clients will be able to manage their website & business through a single interface.

Conexión del formulario de contacto (muy pronto)


After adding vcita, you need to connect the contact form. This ensures that anyone who submits the contact form is automatically created as a new lead in the CRM so you can take action.

Para conectar el formulario de contacto:

  1. Navigate to the contact form you want to connect to vcita.
  2. Seleccione la pestaña Integración.
  3. Map the vcita fields on the left side (First Name, Last Name, and so on) to the input fields that already exist in the contact form on the right side. Both the First name and Email fields are required. All other fields from vcita are optional, but recommended.
  4. Vuelva a publicar el sitio web.

Precios


Vcita offers a 14-day free trial that includes all vcita features. The free trial is automatically activated for every site you add vcita to.

ESSENTIALS BUSINESS PLATINUM
$14,50/mes $29,5/mes $49,5/mes
Próximamente $114/año ($9.50/mes) Próximamente $270/año ($22.50/mes) Próximamente $450/año ($37,50/mes)
  • Widget para captar oportunidades de negocios
  • Administración de clientes
  • Programación en línea
  • Cobro y seguimiento de pagos en línea
  • Generador de cotizaciones y facturas
  • Integraciones con Facebook y Reserva con Google
  • Todos las funciones del plan Essentials
  • Campañas de marketing por correo electrónico y mensajes de texto
  • Recordatorios de pago y reserva por mensajes de texto automáticos
  • Cupones en línea
  • Sesión de incorporación personalizada con un experto en productos
  • Integración con Google Analytics, QuickBooks y Zapier

Todas las funciones del plan Business

Plantillas de correo electrónico y temas de notificaciones personalizados

Campañas automáticas ilimitadas (marketing basado en activadores)

Alto límite mensual de mensajes de texto

Funciones


Calendario y horarios

Las pequeñas empresas pueden gestionar sus eventos, su personal y sus horarios. Los clientes pueden reservar servicios directamente en línea, sin engorrosos trámites.

  • Calendario comercial en línea, integración y sincronización
  • Calendario del equipo o del personal
  • Reserva y seguimiento de citas
  • Citas recurrentes
  • Eventos y reuniones grupales
  • Notificaciones personalizables y recordatorios automáticos

Cobro y facturación

Solución de cobro y facturación segura y confiable que permite que los dueños de empresas emitan presupuestos profesionales, facturas y recibos, así como recibir, administrar y rastrear pagos.

  • Terminal de pago virtual: procesamiento de PayPal y tarjetas de crédito
  • Administración de presupuestos y facturación
  • Registro, seguimiento y recordatorios
  • de pagos
  • Ayuda para múltiples monedas
  • Integración con gateways de pago locales

Administración de clientes

Una plataforma de administración de clientes simple e intuitiva diseñada para que las pequeñas empresas administren sus clientes y servicios desde una sola aplicación.

  • Integración de correo electrónico, sincronización y comunicación por SMS
  • Tarjetas de clientes con notas, reuniones y pagos
  • Fuente de posibles clientes y del estado de los clientes
  • Distribución de documentos
  • Administración de posibles clientes y seguimiento de fuentes
  • Notificaciones push en tiempo real para cada posible cliente, reserva, pago y mensaje nuevos

Marketing a través de correo electrónico y SMS

Funciones de marketing multicanal integradas y fáciles de usar que fomentan el compromiso e impulsan el crecimiento de las pymes.

  • Campañas de marketing por correo electrónico y SMS con una plantilla fácil de usar
  • Campañas automatizadas basadas en activadores que se envían el día del cumpleaños de los clientes o cuando estos cambian su estado
  • Campañas de llamado a la acción que invitan a los clientes a programar una reunión, suscribirse a un evento o pagar
  • Creación y administración de cupones
  • Seguimiento e informes de campañas

Portal para clientes

Un portal de autoservicio especializado que permite a los clientes de pymes pagar, reservar, reprogramar y ver cualquier información comercial importante en línea las 24 horas, los 7 días de la semana.

  • Los clientes pueden cambiar, volver a reservar o cancelar citas de forma independiente
  • Los clientes pueden ver sus facturas abiertas y pagar directamente en línea
  • Pueden comunicarse con la empresa y compartir documentos a través del portal
  • Opciones de personalización para empresas, de modo que se adapten a su marca

Administración de personal y documentación

Los propietarios de pequeñas empresas pueden administrar su personal, sus horarios y sus clientes asociados. Se pueden cargar, almacenar y compartir archivos relevantes para el negocio desde la plataforma.

  • Cree miembros del equipo de personal, cada uno con su propio acceso, citas, mensajes y clientes
  • Vista de calendario del equipo
  • Disponibilidad flexible del personal, las funciones y los permisos
  • Almacenamiento, administración y uso compartido de archivos
  • Comparta documentos a través de enlaces a los que se puede hacer seguimiento

Preguntas comunes


¿Le parece que falta una funcionalidad?

  • Pruebe con un navegador diferente (se recomienda Chrome)
  • Verifique el nivel y los límites de su suscripción
  • Borre la memoria caché

Problemas con la sincronización del calendario

  • Make sure you open the meeting notice\confirmation email to receive the .ICS (calendar sync) file to update your vcita calendar.
  • Solo se extraen las horas ocupadas del calendario sincronizado cuando se determina la disponibilidad
  • Solo hacemos referencia al calendario principal. Si hay calendarios o pestañas secundarios, no se extraerá la información de ellos.
  • Outlook siempre requiere que se acepte la cita antes de agregarla al calendario.
  • Gmail es el mejor proveedor de correo electrónico para hacer la sincronización

Los servicios no aparecen como opciones en el widget/portal, etc.

  • ¿El usuario creó categorías de servicios en lugar de servicios?
  • ¿El usuario creó un evento, pero no programó el evento en el calendario?
  • ¿El servicio o evento está oculto?
  • Configuración > Mis servicios > Haga clic en el servicio > Información del servicio > Marque Mostrar este servicio en el sistema de reservas en línea
  • ¿El evento es solo por invitación?
  • Asegúrese de desmarcar la opción Evento solo por invitación cuando cree o programe el evento.

¿Qué hago si el servicio no está disponible en el horario deseado?

  • Compruebe la disponibilidad en el nivel de servicio:
    • Configuración > Mis servicios > Haga clic en el servicio > Duración y disponibilidad > Disponibilidad del servicio > El servicio tiene una disponibilidad diferente > Horario habitual
  • Compruebe la disponibilidad del personal:
    • Configuración > Disponibilidad y calendario > Horario comercial > Disponibilidad general Configuración > Personal > Mantener cursor del miembro del personal > 3 puntos > Configuración del personal > Mis horarios > Disponibilidad general
  • Verifique la disponibilidad específica por fecha:
    • Configuración > Mis servicios > Haga clic en el servicio > Duración y disponibilidad > Disponibilidad del servicio > El servicio tiene una disponibilidad diferente > Disponibilidad para fechas específicas > Edite Disponibilidad para fechas específicas >  Configuración del personal > Mis horarios > Edite la disponibilidad específica por fecha
  • ¿Se ha seleccionado un intervalo de tiempo en el calendario que indique la duración del servicio y el tiempo de preparación? ¿Es aplicable para el servicio?
  • Configuración > Mis servicios > Haga clic en el servicio > Duración y disponibilidad > Duración y tiempo de preparación
  • ¿El aviso previo impide que aparezca el servicio?
  • Configuración > Mis servicios > Haga clic en el servicio > Opciones de reserva > Notificación previa > Personalizar
  • ¿La fecha futura restringe la aparición del servicio?
  • Configuración > Mis servicios > Haga clic en el servicio > Opciones de reserva > Limitar futuras reservas > Personalizar
  • ¿Hay una reunión o una reunión sincronizada en el calendario que impide que el servicio esté disponible?
  • Verifique el horario sugerido en su calendario para asegurarse de que esté disponible

¿Cuándo recibiré los pagos?

  • Stripe: 5 a 7 días hábiles para ser depositado de forma directa.
  • PayPal: transfiere a su cuenta inmediatamente después del pago de un cliente.

Vcita works only as a payment gateway for Stripe and PayPal (Square soon) Processing, funds handling, or determining paying time is gateway dependent

Problemas con pagos incompletos

  • Se seguirá generando un posible cliente si no se completa el pago.
  • A veces, los clientes que intentan pagar con PayPal se pierden y abandonan el proceso.
  • Un pago incompleto no activará una notificación móvil o por correo electrónico.
  • If a client starts a payment, but it's not completed, an engagement will be automatically created and added to your vcita Inbox. This ensures that you don't miss a lead

No se puede ver una factura o aparece un mensaje de error 500 cuando se intenta ver una factura

  • Si se encuentra un error 500 cuando se intenta ver una factura, compruebe que no haya caracteres especiales en la Dirección comercial o en la Tarjeta del cliente.
  • Configuración > Información comercial. Desplácese hacia abajo hasta Información de contacto -- > Campo Dirección comercial.
  • Clientes > Cliente específico > Pestaña Información

Notificaciones de nivel de servicio (de acuerdo con la suscripción):

  • Configuración > Mis servicios > Haga clic en el servicio > Notificaciones de cliente > Personalizar

Campos de nivel de servicio

  • Configuración > Mis servicios > Haga clic en el servicio > Desplácese hacia abajo hasta Formulario de admisión del cliente > Campos adicionales para este servicio > Agregar/Editar

Disponibilidad del campo durante la programación, los contactos y el pago

  • Configuración > Tarjeta del cliente > Casilla de verificación para Durante la programación, contactos y pago

¿Dónde está mi token de API? (según la suscripción)

  • Configuración > Integraciones > Zapier > Conectar > Token de API

How do I cancel my vcita subscription?

Para cancelar su suscripción:

  1. En el menú Editor, haga clic en Tienda de aplicaciones.
  2. In the vcita app, click Learn More.
  3. Haga clic en Eliminar.

How do I hide/show the vcita widget from my site?

To remove the widget, on the left panel in the vcita app, click Online Presence , Website Widgets, and then click Edit/View under the Client Portal Widget component. Go to General Settings and check Enable on desktop view and Enable on mobile view. For more information, see vcita support.

Recursos adicionales


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