Tienda de aplicaciones: vCita

vCita ayuda a las pequeñas empresas a administrar sus negocios de forma más efectiva. A través de vCita, pueden hacerse tareas comunes como comunicarse con clientes, realizar tareas de marketing, administrar calendarios e invitaciones y enviar facturas. Esto centraliza gran parte de las operaciones del día a día de una pyme y le brinda una fuente única de información para administrar su negocio.

vCita es una aplicación disponible en la App Store y se puede agregar a cualquier sitio web. Sus clientes podrán gestionar su sitio web y empresa a través de una única interfaz.

Conexión del formulario de contacto (muy pronto)

Después de agregar vCita, debe conectar el formulario de contacto. Esto garantiza que cualquier persona que envíe el formulario de contacto se cree como un nuevo cliente potencial de forma automática en el CRM, de manera que usted pueda actuar posteriormente.

Para conectar el formulario de contacto:

1. Navegue hasta el formulario de contacto que desea conectar con vCita.
2. Haga clic en la pestaña Integración.
3. Asigne los campos de vCita de la izquierda (nombre, apellido, etc.) a los campos de entrada que ya existen en el formulario de contacto ubicados a la derecha. Los campos Nombre y Correo electrónico son obligatorios. Todos los demás campos de vCita son opcionales, pero se recomienda que se completen.
4. Vuelva a publicar el sitio.

Precios

vCita ofrece una prueba gratis por 14 días que incluye todas las funciones de vCita. La prueba gratis se activa de forma automática para todos los sitios al que agregue vCtia.

Recomendaciones de reventa

• Recomendación: Iguale los precios minoristas de vcita

El precio de vcita dentro de Duda es específicamente para las agencias y los profesionales de la web. vcita ha ofrecido un descuento muy importante a los clientes de Duda para que estos tengan la posibilidad de cobrar a sus clientes la diferencia entre el costo que pagan a Duda/vcita y lo que cobran a sus clientes. vcita es un servicio que requiere mucha configuración y personalización para poder ser implementado en las PYMES, pero tiene un alto nivel de compromiso y valor entregado a los clientes comerciales que lo usan.

Funciones

Calendario y horarios

Las pequeñas empresas pueden gestionar sus eventos, su personal y sus horarios. Los clientes pueden reservar servicios directamente en línea, sin engorrosos trámites.

• Calendario comercial en línea, integración y sincronización
• Calendario del equipo o del personal
• Reserva y seguimiento de citas
• Citas recurrentes
• Eventos y reuniones grupales
• Notificaciones personalizables y recordatorios automáticos

Cobro y facturación

Solución de cobro y facturación segura y confiable que permite que los dueños de empresas emitan presupuestos profesionales, facturas y recibos, así como recibir, administrar y rastrear pagos.

• Terminal de pago virtual: procesamiento de PayPal y tarjetas de crédito
• Administración de presupuestos y facturación
• Registro, seguimiento y recordatorios
• de pagos
• Ayuda para múltiples monedas
• Integración con gateways de pago locales

Administración de clientes

Una plataforma de administración de clientes simple e intuitiva diseñada para que las pequeñas empresas administren sus clientes y servicios desde una sola aplicación.

• Integración de correo electrónico, sincronización y comunicación por SMS
• Tarjetas de clientes con notas, reuniones y pagos
• Fuente de posibles clientes y del estado de los clientes
• Distribución de documentos
• Administración de posibles clientes y seguimiento de fuentes
• Notificaciones push en tiempo real para cada posible cliente, reserva, pago y mensaje nuevos

Marketing a través de correo electrónico y SMS

Funciones de marketing multicanal integradas y fáciles de usar que fomentan el compromiso e impulsan el crecimiento de las pymes.

• Campañas de marketing por correo electrónico y SMS con una plantilla fácil de usar
• Campañas automatizadas basadas en activadores que se envían el día del cumpleaños de los clientes o cuando estos cambian su estado
• Campañas de llamado a la acción que invitan a los clientes a programar una reunión, suscribirse a un evento o pagar
• Creación y administración de cupones
• Seguimiento e informes de campañas

Portal para clientes

Un portal de autoservicio especializado que permite a los clientes de pymes pagar, reservar, reprogramar y ver cualquier información comercial importante en línea las 24 horas, los 7 días de la semana.

• Los clientes pueden cambiar, volver a reservar o cancelar citas de forma independiente
• Los clientes pueden ver sus facturas abiertas y pagar directamente en línea
• Pueden comunicarse con la empresa y compartir documentos a través del portal
• Opciones de personalización para empresas, de modo que se adapten a su marca

Administración de personal y documentación

Los propietarios de pequeñas empresas pueden administrar su personal, sus horarios y sus clientes asociados. Se pueden cargar, almacenar y compartir archivos relevantes para el negocio desde la plataforma.

• Cree miembros del equipo de personal, cada uno con su propio acceso, citas, mensajes y clientes
• Vista de calendario del equipo
• Disponibilidad flexible del personal, las funciones y los permisos
• Almacenamiento, administración y uso compartido de archivos
• Comparta documentos a través de enlaces a los que se puede hacer seguimiento

Preguntas comunes

¿Le parece que falta una funcionalidad?

• Pruebe con un navegador diferente (se recomienda Chrome)
• Verifique el nivel y los límites de su suscripción
• Borre la memoria caché

Problemas con la sincronización del calendario

• Asegúrese de abrir el correo electrónico de aviso/confirmación de reunión para recibir el archivo .ICS (sincronización de calendario) para actualizar su calendario de vCita.
• Solo se extraen las horas ocupadas del calendario sincronizado cuando se determina la disponibilidad
• Solo hacemos referencia al calendario principal. Si hay calendarios o pestañas secundarios, no se extraerá la información de ellos.
• Outlook siempre requiere que se acepte la cita antes de agregarla al calendario.
• Gmail es el mejor proveedor de correo electrónico para hacer la sincronización

Los servicios no aparecen como opciones en el widget/portal, etc.

• ¿El usuario creó categorías de servicios en lugar de servicios?
• ¿El usuario creó un evento, pero no programó el evento en el calendario?
• ¿El servicio o evento está oculto?
• Configuración > Mis servicios > Haga clic en el servicio > Información del servicio > Marque Mostrar este servicio en el sistema de reservas en línea
• ¿El evento es solo por invitación?
• Asegúrese de desmarcar la opción Evento solo por invitación cuando cree o programe el evento.

¿Qué hago si el servicio no está disponible en el horario deseado?

• Compruebe la disponibilidad en el nivel de servicio:
  • Configuración > Mis servicios > Haga clic en el servicio > Duración y disponibilidad > Disponibilidad del servicio > El servicio tiene una disponibilidad diferente > Horario habitual
• Compruebe la disponibilidad del personal:
  • Configuración > Disponibilidad y calendario > Horario comercial > Disponibilidad general Configuración > Personal > Mantener cursor del miembro del personal > 3 puntos > Configuración del personal > Mis horarios > Disponibilidad general
• Verifique la disponibilidad específica por fecha:
  • Configuración > Mis servicios > Haga clic en el servicio > Duración y disponibilidad > Disponibilidad del servicio > El servicio tiene una disponibilidad diferente > Disponibilidad para fechas específicas > Edite Disponibilidad para fechas específicas >  Configuración del personal > Mis horarios > Edite la disponibilidad específica por fecha
• ¿Se ha seleccionado un intervalo de tiempo en el calendario que indique la duración del servicio y el tiempo de preparación? ¿Es aplicable para el servicio?
• Configuración > Mis servicios > Haga clic en el servicio > Duración y disponibilidad > Duración y tiempo de preparación
• ¿El aviso previo impide que aparezca el servicio?
• Configuración > Mis servicios > Haga clic en el servicio > Opciones de reserva > Notificación previa > Personalizar
• ¿La fecha futura restringe la aparición del servicio?
• Configuración > Mis servicios > Haga clic en el servicio > Opciones de reserva > Limitar futuras reservas > Personalizar
• ¿Hay una reunión o una reunión sincronizada en el calendario que impide que el servicio esté disponible?
• Verifique el horario sugerido en su calendario para asegurarse de que esté disponible

¿Cuándo recibiré los pagos?

• Stripe: 5 a 7 días hábiles para ser depositado de forma directa.
• PayPal: transfiere a su cuenta inmediatamente después del pago de un cliente.

vCita funciona solo como un gateway de pago para Stripe y PayPal (próximamente para Square). El procesamiento, el manejo de fondos o la determinación del tiempo de pago dependen del gateway

Problemas con pagos incompletos

• Se seguirá generando un posible cliente si no se completa el pago.
• A veces, los clientes que intentan pagar con PayPal se pierden y abandonan el proceso.
• Un pago incompleto no activará una notificación móvil o por correo electrónico.
• Si un cliente inicia un pago, pero este no se completa, se creará un compromiso automáticamente y se agregará a su Bandeja de entrada de vCita. Esto garantiza que no pierda ningún posible cliente.

No se puede ver una factura o aparece un mensaje de error 500 cuando se intenta ver una factura

• Si se encuentra un error 500 cuando se intenta ver una factura, compruebe que no haya caracteres especiales en la Dirección comercial o en la Tarjeta del cliente.
• Configuración > Información comercial. Desplácese hacia abajo hasta Información de contacto -- > Campo Dirección comercial.
• Clientes > Cliente específico > Pestaña Información

Notificaciones de nivel de servicio (de acuerdo con la suscripción):

• Configuración > Mis servicios > Haga clic en el servicio > Notificaciones de cliente > Personalizar

Campos de nivel de servicio

• Configuración > Mis servicios > Haga clic en el servicio > Desplácese hacia abajo hasta Formulario de admisión del cliente > Campos adicionales para este servicio > Agregar/Editar

Disponibilidad del campo durante la programación, los contactos y el pago

• Configuración > Tarjeta del cliente > Casilla de verificación para Durante la programación, contactos y pago

¿Dónde está mi token de API? (según la suscripción)

• Configuración > Integraciones > Zapier > Conectar > Token de API

¿Cómo cancelo mi suscripción a vCita?

Para cancelar su suscripción:

1. En el menú Editor, haga clic en Tienda de aplicaciones.
2. En la aplicación vCita, haga clic en Más información.
3. Haga clic en Eliminar.

¿Cómo puedo eliminar el widget de vCita de mi sitio?

Para eliminar el widget, acceda al portal vCita y vaya a Presencia en línea > Widgets del sitio web > Widget del portal del cliente (Editar/Ver). Haga clic en Configuración general y, luego, desmarque Activar en la vista de desktop y Activar en vista móvil. Para más información, consulte Ayuda de vCita.

Recursos adicionales

• Sitio web de vCita: https://www.vcita.com
• Póngase en contacto con el servicio de ayuda de vCita: https://www.vcita.com/contact
• Portal de ayuda de vCita: https://support.vcita.com/hc/en-us