Configure as notas fiscais

Notas fiscais são documentos financeiros dos pedidos no Store. Você pode usá-las na contabilidade interna, apresentá-las à Receita ou enviá-las aos clientes. Há dois tipos de nota fiscal disponíveis no Store: as normais, para a fatura das vendas; e as de cancelamento, para reembolsar um pedido. Você pode usar recursos integrados para gerar notas de forma automática ou manual, apagar notas, baixar e imprimir uma ou várias notas e personalizar o número das notas.  

Nota

Na UE e em países como Austrália, Nova Zelândia ou Índia, a lei exige que as notas detalhem os impostos. Em outros países, isso é optativo. Se você não souber se sua empresa precisa de notas fiscais, fale com a agência fiscal do seu país.

Ative ou desative as notas fiscais

Para usar o recurso de notas fiscais incorporadas do Store, você pode ativar as notas fiscais. Cada uma tem um número exclusivo e é documento oficial. 

Para ativar ou desativar as notas fiscais:

  1. No painel lateral do editor, clique em eCommerce e depois em Gerenciar Store.
  2. Clique em Configurações e selecione Impostos.
  3. Role até a seção Configurações e clique em Configurar notas fiscais.
  4. Na página aberta, clique em Ativar notas fiscais.
  5. Na seção Configurações, selecione como as notas fiscais devem ser geradas e se devem ser anexadas automaticamente ao e-mail de confirmação do pedido.

Após você ativar as notas fiscais no Store, aparecerão o menu suspenso "Gerenciar notas fiscais" e a seção "Notas fiscais" na página de cada pedido no Control Panel do Store. Se você desativar as notas fiscais, a lista de configurações desaparecerá.

Nota

Mesmo que você opte pelas notas fiscais automáticas, as notas de cancelamento sempre são manuais. Saiba mais em Crie manualmente uma nota fiscal normal ou de cancelamento

Crie manualmente uma nota fiscal normal ou de cancelamento

Como padrão, as notas fiscais regulares são geradas automaticamente e enviadas aos clientes quando o pedido é feito; já as notas de cancelamento são criadas e enviadas manualmente. Seja qual for a opção, ambas as notas podem ser criadas manualmente no Control Panel do Store. 

Nota

Você pode alterar as configurações das notas fiscais normais e especificar quando elas devem ser automáticas; ou criá-las e enviá-las você mesmo. Saiba mais em Ative ou desative notas fiscais

Uma vez criada, a nota fiscal normal não pode ser editada. Para reembolsar um pedido, você precisa emitir manualmente uma nota especial de cancelamento (reembolso). A nota fiscal de cancelamento é emitida para todos os produtos do pedido. As diferenças entre a notal fiscal de cancelamento e a normal são o total e os subtotais negativos. A nota de cancelamento tem um número exclusivo, que não corresponde ao número da nota fiscal normal do pedido. 

Para criar uma nota fiscal normal ou de cancelamento para um pedido:

  1. No painel lateral do editor, clique em eCommerce e depois em Gerenciar Store.
  2. Clique em Minhas vendas e selecione Pedidos .
  3. Clique no pedido para o qual criar uma nota fiscal. 
  4. Clique no menu suspenso Gerenciar notas fiscais e selecione Criar nota fiscal.
  5. Na página aberta, escolha Normal (venda) ou Cancelamento (reembolso).
  6. Clique em Criar nota fiscal ou em Criar nota fiscal de cancelamento .

Ao processar manualmente um pedido, você também pode criar uma nota fiscal normal em Minhas Vendas > Editar pedidos. Para isso, marque a caixa Gerar nota fiscal ao processar o pedido.

Todas as notas criadas em um determinado pedido (incluindo as geradas automaticamente) estão disponíveis na seção "Notas fiscais" na página desse pedido. Você pode imprimir a nota ou baixar em .pdf para enviar ao cliente. Se precisar, você pode apagar as notas; consulte Apague uma nota fiscal.

Apague uma nota fiscal

Se você criar uma nota fiscal por engano, é possível apagá-la.

Para isso:

  1. No painel lateral do editor, clique em eCommerce e depois em Gerenciar Store.
  2. Clique em Minhas vendas e selecione Pedidos .
  3. Clique no pedido cuja nota você quer apagar.
  4. Clique em ... na seção "Notas fiscais" e depois em Apagar.
  5. No pop-up, clique em Sim.

A nota fiscal será apagada. Se você apagar o pedido, todas as notas fiscais dele também serão apagadas.

Nota

Talvez seja necessário alterar o número da nota fiscal futura para manter ininterrupta a numeração das notas fiscais. Saiba mais em Personalize o Número da nota fiscal

Baixe e imprima uma nota fiscal

Cada nota fiscal pode ser baixada como .pdf ou impressa. Você também pode baixar várias faturas em .pdf de uma vez. 

Para baixar ou imprimir as notas fiscais de uma ordem específica:

  1. No painel lateral do editor, clique em eCommerce e depois em Gerenciar Store.
  2. Clique em Minhas vendas e selecione Pedidos .
  3. Clique no pedido.
  4. Na seção "Notas fiscais", clique em Baixar PDF ou Imprimir.

Você também pode achar notas fiscais normais anexadas à notificação por e-mail "Novo pedido feito" que você recebeu (se as tiver ativado no store em Configurações > Notificações e se as notas fiscais forem geradas automaticamente).

Download em bloco

Você pode solicitar um arquivo com todas as notas fiscais disponíveis no store num determinado período (para, por exemplo, apresentar à Receita ou à agência fiscal do seu país).

Para baixar notas fiscais em bloco: 

  1. No painel lateral do editor, clique em eCommerce e depois em Gerenciar Store.
  2. Clique em Configurações e selecione Impostos.
  3. Clique na seção Notas fiscais.
  4. Clique na seção Obter todas as notas fiscais de uma só vez para expandi-la.
  5. Especifique o período das notas fiscais desejadas.
  6. Clique em Obter notas fiscais.

Você receberá uma mensagem no endereço de e-mail da conta do Store com um link para o arquivo das notas fiscais disponível para download em formato .zip (as notas estão em .pdf). O link é válido por 48 horas.

Personalize o número da nota fiscal

Você pode mudar o número das notas fiscais e ajustá-las ao seu processo comercial e à legislação do país (como, por exemplo, adicionar um código especial no prefixo). Também pode ser necessário alterar o número da fatura fiscal futura se você tiver apagado uma fatura ou criado faturas fora da do Store.

O número das notas fiscais no store não depende do número do pedido; as notas fiscais têm numeração sequencial crescente. Cada nota fiscal segue o número diretamente seguinte à anterior. Como padrão, o número começa em “1", mas você pode mudar o número das notas fiscais futuras para qualquer número inteiro positivo.

As notas fiscais podem ter um prefixo ou sufixo adicionado à parte numérica. Você também pode especificar o número mínimo de dígitos na nota (serão adicionados zeros no início se o número real for menor). Para as notas fiscais do store comecem no número "1", mantenha as configurações originais.

Para configurar o número da fatura futura:

  1. No painel lateral do editor, clique em eCommerce e depois em Gerenciar Store.
  2. Clique em Configurações e selecione Impostos.
  3. Clique na seção Notas fiscais.
  4. Role para baixo até Configurações.
  5. Clique na seção Número da próxima nota fiscal.
  6. No menu que se abrir, informe o prefixo e o sufixo (se necessários), o número da nota fiscal (número da próxima nota a ser criada no store) e o número mínimo de dígitos na nota.
  7. Clique em Salvar.

As alterações têm efeito apenas nas notas fiscais futuras; o número das notas existentes continua o mesmo.

Exemplos

Exemplo 1. Você criou a fatura n.º 123 por engano. Mesmo se a apagar imediatamente (assim como o pedido), a próxima fatura do store será n.º 124. Para manter a sequência ininterrupta, informe “123” como número da nota fiscal na seção Número da próxima nota fiscal. Dessa forma, a próxima nota criada no store será n.º 123.

Exemplo 2.A cada ano você mantém a seguinte numeração das notas no store: ano-número da nota-nome do store. No início de 2022, você resolve mudar a numeração. Você também sabe que emite mais de mil notas por ano e quer que a primeira nota seja “0001”. Dessa forma, o número da nota fiscal futura será “2022-0001-nome do store”, em que "Nome do store" é o nome do seu store.

As configurações devem ficar assim no menu:

tax-invoices.png

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