Remarque
Pour en savoir plus sur la fonctionnalité et les cas d'utilisation des réservations, consultez l'article Présentation des réservations.
Les réservations peuvent être mises en place en quatre étapes simples par une agence ou un propriétaire d'entreprise. Cet article vous guide à travers chaque étape pour commencer à accepter des réservations sur votre site.
Pour mettre en place des réservations, vous devez compléter les éléments suivants :
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Installez Bookings et ajoutez le widget site à votre site.
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Ajoutez le(s) membre(s) du personnel qui assure(nt) les rendez-vous et définissez leur disponibilité. Vous pouvez le faire en ajoutant le(s) membre(s) du personnel tu, ou en ajoutant le membre du personnel en tant que client dans la plateforme Duda et en l'invitant à compléter son propre profil.
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Créez les différents rendez-vous proposés par l'entreprise. Ajoutez des membres du personnel au type de rendez-vous et configurez des paramètres tels que la durée du rendez-vous, le lieu, le coût du rendez-vous (le cas échéant), etc.
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Configurez et concevez le site widget pour qu'il corresponde au style de votre site.
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Passez à un plan avec réservations et vous pourrez alors commencer à accepter des réservations sur votre site.
Passez aux sections suivantes pour savoir comment réaliser chaque étape.
Regardez la vidéo ci-dessous pour un aperçu rapide du processus d'installation et de configuration de Bookings.
tu, ou un utilisateur client de la plateforme ayant le droit d'administrer les réservations, peut installer les réservations à partir de l'élément " Réservations " du panneau latéral ou à partir de la page "Réservations " du site widget. Si vous choisissez d'installer les réservations à partir du panneau latéral, vous pourrez ajouter le site widget ultérieurement. Notez que certains modèles ont déjà le widget Bookings ajouté avec Bookings installé.
Remarque
Vous ne pouvez pas accepter de réservations sur votre site jusqu'à ce que vous passiez à un plan avec réservations. Si votre site est publié et qu'un visiteur tente de prendre un rendez-vous à l'aide du site widget, il recevra un message indiquant que la solution Bookings n'est pas opérationnelle.
Pour installer Bookings à partir du widget Bookings:
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Recherche de réservations. Faites-le glisser et déposez-le à l'endroit souhaité sur le canevas.
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Cliquez sur le widget Réservations pour ouvrir le menu flottant. Cliquez sur Contenu pour ouvrir le menu de contenu du widget.
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Cliquez sur Ajouter des réservations.
Les membres du personnel sont les professionnels qui proposent les rendez-vous, comme l'esthéticienne qui propose un traitement thermal, l'avocat qui offre des consultations virtuelles ou le plombier qui propose des rendez-vous pour des réparations. Dans cette étape, vous ajouterez des membres du personnel en tant qu'utilisateurs clients dans la plateforme Duda et, le cas échéant, vous configurerez leurs horaires. Par défaut, un membre du personnel est créé et affecté à l'utilisateur qui a installé les inscriptions.
Vous pouvez soit créer le profil du membre du personnel, soit inviter le membre du personnel à remplir son propre profil. Si vous souhaitez que le membre du personnel complète son propre profil, vous devez l'ajouter en tant qu'utilisateur client à votre compte et à votre site avec l'autorisation d'utilisateur Réservations.
Remarque
Un membre du personnel peut être ajouté au plan standard. Si vous avez besoin de plusieurs collaborateurs, vous devez passer à un plan supérieur. Consultez nos plans de réservation pour déterminer le plan qui vous convient le mieux.
Pour ajouter un membre du personnel et définir sa disponibilité :
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Dans la section Inscriptions, cliquez sur la section Membres du personnel.
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Cliquez sur + Ajouter un membre du personnel.
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(Facultatif) Si vous souhaitez que le membre du personnel puisse définir ses propres disponibilités et détails, vous devez l'ajouter à la plateforme Duda en tant qu'utilisateur client avec des droits d'administration sur les réservations, puis le connecter au profil du membre du personnel dans les réservations.
Pour connecter un utilisateur client à un membre du personnel :
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Développez le menu déroulant Choisir un client et cliquez sur + Ajouter un nouveau client.
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Saisissez le nom, l'adresse électronique et le niveau d'autorisation du membre du personnel, puis cliquez sur Ajouter en tant que membre du personnel. Il est important de noter que les utilisateurs qui sont déjà dans la plateforme Duda en tant que membres de Team ne peuvent pas être ajoutés en tant qu'utilisateurs clients avec la même adresse e-mail.
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Le nouveau membre du personnel recevra un courriel contenant un lien lui permettant de confirmer et de configurer son profil.
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Dans la section Disponibilité, définissez la disponibilité par défaut du membre du personnel. Vous trouverez ci-dessous les options de disponibilité :
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Définissez un horaire par défaut. Activez ou désactivez les jours où le membre du personnel est disponible. Pour les jours où ils sont disponibles, indiquez les heures auxquelles ils sont disponibles. Cliquez sur l'icône Plus pour ajouter une autre plage horaire à un jour. Utilisez l'icône Copier pour copier la disponibilité sur d'autres jours.
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Les dates ne sont pas prises en compte. (Facultatif) Définissez une dérogation à l'horaire pour les cas où la disponibilité d'un membre du personnel diffère de son horaire par défaut. Par exemple, si un membre du personnel a un conflit d'horaire ponctuel, comme un mariage ou des vacances, indiquez-le ici. Cela leur permet de s'adapter au changement d'horaire sans avoir à modifier leur disponibilité habituelle. Notez que les dérogations de date sont archivées une fois la date passée.
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Fuseau horaire. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le fuseau horaire dans lequel le membre du personnel travaille.
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(Optionnel) Dans la section Calendriers Connecter , les membres du personnel ajoutés à la plateforme Duda en tant qu’utilisateurs clients avec l’autorisation d’administrateur Réservations peuvent se connecter à leur calendrier externe (Google, Outlook ou Apple) pour ajouter des invitations au calendrier, aider à détecter les conflits et prévenir les doubles réservations. Cliquez sur + Ajouter, puis suivez les instructions pour connecter votre calendrier préféré.
Notez ce qui suit :
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Cette étape ne peut être réalisée que par le membre du personnel car elle nécessite de se connecter à son calendrier personnel.
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Si vous connectez un calendrier Apple, le membre du personnel ne peut pas se connecter avec son mot de passe Apple ID. Ils doivent créer un mot de passe spécifique à chaque application depuis https://account.apple.com/account/manage pour pouvoir se connecter et connecter leur calendrier Apple.
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(Facultatif) Dans la section Applications de conférence, vous pouvez ajouter Google Meet, Zoom ou la vidéo MST Teams comme application de vidéoconférence par défaut pour les rendez-vous virtuels. Par défaut, Cal Video est utilisé, mais vous pouvez le supprimer en cliquant sur l'icône des trois points horizontaux et en sélectionnant Supprimer l'application.
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Notez que si l'un des types de rendez-vous utilise Google Meet, le membre du personnel qui fournit le rendez-vous doit d'abord connecter son propre agenda Google.
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Si vous complétez les informations relatives au membre du personnel au nom de ce dernier, saisissez son nom et son adresse électronique dans la section " Informations relatives au membre du personnel".
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Cliquez Enregistrer.
Notez que dès que le membre du personnel est sauvegardé, sa disponibilité s'affiche dans le widget Réservations sans qu'il soit nécessaire de republier le site.
Les types de rendez-vous sont les différents rendez-vous que vous proposez. Au cours de cette étape, vous créerez le(s) rendez-vous, fixerez leur durée et leur lieu, et configurerez les paramètres avancés applicables à votre entreprise.
Remarque
Notez que pour accepter le paiement des réservations, vous devez avoir souscrit à un plan de réservation avancé ou élite. Consultez nos tarifs de réservation pour plus d'informations.
Pour créer un nouveau rendez-vous :
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Dans le menu latéral Inscriptions, sélectionnez Types de rendez-vous.
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Cliquez sur + Nouveau rendez-vous. Complétez les champs suivants :
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Titre. Cette information est affichée aux réservataires dans le widget Réservations.
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La durée de l'opération est de deux ans. Réglez la durée en minutes.
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Attribuez-le à tous les membres du personnel, actuels et nouveaux. Par défaut, cette option est activée. Si vous devez affecter des membres du personnel spécifiques au type de rendez-vous, désactivez la bascule et sélectionnez les membres du personnel souhaités dans le menu déroulant.
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Cliquez sur Créer.
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Configurez les options suivantes dans la section Paramètres du type de rendez-vous:
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Description. Ce champ est facultatif et s'affiche aux utilisateurs lorsqu'ils consultent le type de rendez-vous.
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La durée de l'opération est de deux ans. Si vous le souhaitez, activez la case à cocher Permettre au réservataire de sélectionner la durée et utilisez le menu déroulant Durées disponibles pour sélectionner les options de durée parmi lesquelles les utilisateurs peuvent choisir. Ensuite, utilisez le menu déroulant Durée par défaut pour définir la sélection par défaut.
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Lieu de travail. Comment et où se déroule le rendez-vous. Les options comprennent des réunions virtuelles, en personne, par téléphone et des options personnalisées pour le lieu de la réunion.
Si vous sélectionnez En personne (adresse de l'organisateur) ou Numéro de téléphone de l'organisateur, vous devez saisir l'adresse ou le numéro de téléphone et indiquer si l'adresse ou le numéro de téléphone doit être affiché sur la page de réservation et visible par l'utilisateur avant qu'il ne prenne son rendez-vous.
Si Google Meet est sélectionné pour les rendez-vous virtuels, le membre du personnel qui propose le rendez-vous doit d'abord connecter son agenda Google.
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Rappels automatisés. En option, utilisez les cases à cocher pour sélectionner le moment où vous souhaitez que le réservataire reçoive un courriel ou un SMS de rappel de son prochain rendez-vous.
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(Facultatif) Si vous devez définir des options de configuration supplémentaires, cliquez sur Afficher les options avancées. Consultez la section Paramètres avancés pour savoir comment configurer plusieurs des paramètres avancés les plus courants.
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Dans l'onglet Limites, vous pouvez définir un délai tampon entre les rendez-vous, un préavis minimum avant de prendre un rendez-vous, limiter la fréquence et la durée des réservations, etc.
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Dans l'onglet Affectation, vous pouvez définir le type de planification (ronde ou collective) et la manière de répartir les rendez-vous entre plusieurs membres du personnel.
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Dans l'onglet Avancé, vous pouvez personnaliser les questions posées sur la page de réservation, demander une confirmation avant d'accepter un rendez-vous, etc.
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(Facultatif) Si vous facturez le rendez-vous, activez la case à cocher Facturer ce rendez-vous et saisissez un prix dans le champ. Si vous avez précédemment activé store, les paramètres de storeseront hérités par Bookings.
Si vous n'avez pas encore activé la fonction native store, vous devez effectuer les opérations suivantes :
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Activez la méthode de paiement souhaitée. Vous pouvez vous connecter à des passerelles de paiement pour collecter des paiements en ligne ou vous pouvez utiliser le paiement manuel pour accepter des paiements en personne au moment du rendez-vous. Pour en savoir plus sur la configuration de chaque option, consultez la rubrique Paiement dans Native store.
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Lorsque vous activez les passerelles de paiement, notez que Stripe prend en charge les cartes de crédit et les portefeuilles, et que Mollie prend en charge les cartes de crédit, Apple Pay, le débit direct, les cartes-cadeaux et PayPal.
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Actuellement, les réductions ne peuvent pas être spécifiques aux réservations ou aux produits sur le site store. Si vous créez une remise, les acheteurs peuvent l'utiliser à la fois sur les réservations et sur les produits.
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Mettre en place et configurer les taxes. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Impôts sur le store site.
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Les groupes de taxes ne s'appliquent qu'aux produits vendus sur le site store et non aux réservations.
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Si vous utilisez des taxes automatisées, vous ne pouvez pas ajouter un code de taxe à la catégorie du service. Au lieu de cela, le taux d'imposition par défaut est utilisé.
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(Facultatif) Personnalisez le flux checkout . Pour en savoir plus, consultez la pagecheckout dans Native store.
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Cliquez Enregistrer.
Notez que l'événement est affiché sur le site widget dès que vous cliquez sur Enregistrer, sans qu'il soit nécessaire de republier le site. Cependant, si vous n'avez pas installé et connecté Bookings widget, vous devrez republier votre site après avoir ajouté et connecté Bookings widget.
Remarque
Si vous avez plusieurs types de rendez-vous similaires, vous pouvez gagner du temps en dupliquant le type de rendez-vous que vous venez de créer. Pour dupliquer, cliquez sur l'icône à trois points et sélectionnez Dupliquer. Cela permet de gagner du temps lorsque vous devez créer plusieurs types de rendez-vous similaires.
Dans les sections suivantes, vous apprendrez à configurer plusieurs paramètres de rendez-vous avancés :
Vous pouvez définir une période tampon avant et après les rendez-vous pour permettre au membre du personnel de disposer de temps entre ses rendez-vous.
Pour régler la durée de la mémoire tampon :
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Développez la section Réservations du tableau de bord du site et sélectionnez Types de rendez-vous.
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Cliquez sur pour ouvrir le rendez-vous souhaité.
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Cliquez sur Afficher les options avancées, puis sur l'onglet Limites.
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Utilisez les menus déroulants Avant l'événement et Après l'événement pour définir la durée de la mémoire tampon.
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Cliquez Enregistrer.
vous pouvez exiger que les demandes de réservation soient acceptées manuellement par le membre du personnel chargé du rendez-vous. Vous pouvez demander une confirmation pour chaque rendez-vous, ou vous pouvez faire en sorte que les rendez-vous ne nécessitent une confirmation que s'ils sont pris moins d'un certain temps à l'avance.
Demander une confirmation de réservation:
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Développez la section Réservations du tableau de bord du site et sélectionnez Types de rendez-vous.
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Cliquez sur pour ouvrir le rendez-vous souhaité.
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Cliquez sur Afficher les options avancées, puis sur l'onglet Avancé.
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Activez la bascule dans la section Requiert une confirmation.
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Sélectionnez Toujours pour toujours demander une confirmation avant la réservation. Ou si vous ne demandez une confirmation que lorsqu'un rendez-vous est pris à la dernière minute, sélectionnez Lorsque le rendez-vous est pris avec moins de ... et utilisez le menu déroulant pour définir, en minutes ou en heures, le délai de préavis minimum nécessaire pour activer la confirmation obligatoire.
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Utilisez les cases à cocher pour choisir si les réservations non confirmées bloquent les créneaux du calendrier ou si vous ne voulez demander une confirmation de rendez-vous que pour les fournisseurs de messagerie gratuits tels que gmail ou outlook.
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Cliquez Enregistrer.
Lors de la prise ou de la demande de rendez-vous, les participants sont invités à répondre à plusieurs questions. Les réservations proposent des questions par défaut qui peuvent être activées ou désactivées selon les besoins. Toutefois, il se peut que vous deviez ajouter des questions personnalisées pour répondre aux besoins de votre entreprise. Par exemple, un spa doit s'enquérir de la taille du peignoir et des pantoufles du participant afin de préparer les tailles appropriées.
Pour ajouter une question personnalisée :
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Développez la section Réservations du tableau de bord du site et sélectionnez Types de rendez-vous.
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Cliquez sur pour ouvrir le rendez-vous souhaité.
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Cliquez sur Afficher les options avancées, puis sur l'onglet Avancé.
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Faites défiler la page jusqu'à la section Questions sur les réservations. Vous pouvez activer, désactiver ou modifier les questions par défaut selon vos besoins.
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En bas de la liste des questions, cliquez sur Ajouter une question.
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Utilisez le menu déroulant pour sélectionner un type d'entrée. Les options comprennent le nom, l'adresse électronique, le texte court, le texte long, etc.
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Saisissez un identifiant.
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Saisissez un libellé pour votre question dans le champ Libellé. L'étiquette que vous saisissez est affichée sur le site widget et est visible par les utilisateurs. Par exemple, un spa qui a besoin de la taille d'un peignoir peut entrer "Quelle taille de peignoir ?
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Selon le type d'entrée que vous avez sélectionné à l'étape 7, vous devez remplir différents champs.
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Dans la section Obligatoire, sélectionnez Oui ou Non.
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Cliquez sur Ajouter, puis sur Enregistrer.
Pour éviter les réservations de dernière minute auxquelles le personnel n'est pas préparé, vous pouvez fixer un délai minimum avant la réservation. Par exemple, si vous fixez le délai minimum avant les réservations à 2 heures, un participant ne peut pas réserver un massage à 15 heures avant 12 h 59 le même jour.
Pour fixer un délai minimum avant les réservations :
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Développez la section Réservations du tableau de bord du site et sélectionnez Types de rendez-vous.
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Cliquez sur pour ouvrir le rendez-vous souhaité.
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Cliquez sur Afficher les options avancées, puis sur l'onglet Limites.
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Dans le champ Avis minimum, entrez un nombre. Utilisez ensuite le menu déroulant pour sélectionner Minutes, Heures ou Jours.
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Cliquez Enregistrer.
Si vous avez plusieurs membres du personnel, vous pouvez définir le type de planification des rendez-vous sur Round Robin ou Collective.
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Le système Round Robin permet de répartir les rendez-vous entre les membres de l'équipe, en fonction de leur disponibilité.
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Le collectif permet à plusieurs membres du personnel (prestataires de services) de partager un créneau de réservation. Cette fonction est utile pour les réunions ou les sessions auxquelles participent plusieurs membres de l'équipe. Par exemple, une démonstration de vente à laquelle participent à la fois le chargé de clientèle et le spécialiste technique. Il est important de noter que le créneau de rendez-vous ne s'affichera comme disponible que si tous les membres du personnel (prestataires de services) sont disponibles.
Pour définir le type de prise de rendez-vous :
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Développez la section Réservations du tableau de bord du site et sélectionnez Types de rendez-vous.
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Cliquez sur pour ouvrir le rendez-vous souhaité.
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Cliquez sur Afficher les options avancées, puis sur l'onglet Affectation.
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Dans le menu déroulant Type de planification, sélectionnez Round Robin ou Collective.
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Si vous avez sélectionné Round Robin, configurez les éléments suivants :
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Dans la section Distribution, utilisez les boutons radio pour sélectionner Maximiser la disponibilité ou Équilibrer la charge.
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(Facultatif) Activez la fonction Include no show bookings in round robin calculations toggle.
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(Facultatif) Dans la section Hôtes Round-Robin, activez la case à cocher Activer les poids ou Ajouter tous les membres de l'équipe, y compris les futurs membres. Vous pouvez également ajouter l'hôte en utilisant le menu déroulant Ajouter un membre.
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Cliquez Enregistrer.
Vous pouvez définir un hôte fixe qui assiste toujours à un certain type de rendez-vous. Par exemple, le propriétaire d'une entreprise de chauffage, de ventilation et de climatisation peut souhaiter que son principal spécialiste des réparations soit toujours présent aux rendez-vous de consultation sur les réparations.
Pour définir un hôte fixe :
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Développez la section Réservations du tableau de bord du site et sélectionnez Types de rendez-vous.
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Cliquez sur pour ouvrir le rendez-vous souhaité.
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Cliquez sur Afficher les options avancées, puis sur l'onglet Affectation.
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Dans la section Hôtes fixes, activez la case à cocher Ajouter tous les membres de l'équipe, y compris les futurs membres. Vous pouvez également sélectionner l'hôte dans le menu déroulant.
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Cliquez Enregistrer.
Le fait d'offrir des places pour un rendez-vous permet à plusieurs participants de réserver le même créneau horaire. Au lieu de réserver la totalité du rendez-vous, chaque réservation utilise une "place" disponible dans le rendez-vous. Par exemple, si vous proposez 20 places pour un atelier à 15 heures, jusqu'à 20 participants peuvent réserver ce même créneau horaire avant qu'il ne devienne indisponible.
Offrir des places pour un rendez-vous est utile lorsque vous devez organiser des sessions auxquelles plusieurs personnes assistent en même temps, par exemple :
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Cours de fitness, ateliers ou séances d'entraînement
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Webinaires, séminaires ou consultations de groupe
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Journées portes ouvertes ou visites guidées
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Leçons en petits groupes ou séances de coaching
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Tout rendez-vous où la capacité est limitée mais où plus d'un invité peut se joindre.
Notez que cette fonction n'est pas disponible pour les rendez-vous payants.
Proposer des places pour un rendez-vous :
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Cliquez sur Types de rendez-vous, puis sur pour ouvrir le rendez-vous souhaité.
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Cliquez sur Afficher les options avancées.
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Activez la case à cocher située à côté de Proposer des sièges.
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Saisissez le nombre de places (maximum de 1000 places) et cochez éventuellement les cases pour indiquer si vous souhaitez que les informations sur les participants soient partagées entre les invités et si le nombre de places disponibles doit être affiché sur le site widget. Notez que pour les informations relatives aux participants, les seules informations partagées sont leur nom et leur adresse électronique.
Notez que lorsqu'un rendez-vous est configuré pour offrir des places, la possibilité de sélectionner un membre du personnel dans le widget des réservations est masquée.
C'est dans le widget " Réservations " que le participant prendra son rendez-vous. En termes de design, le widget " réservations" hérite par défaut des styles du thème. Cependant, vous pouvez modifier les couleurs et les styles de texte si nécessaire.
Pour configurer le widget " réservations " :
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Cliquez sur le widget Réservations pour ouvrir le menu flottant.
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Sélectionnez Contenu et configurez les éléments suivants :
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Dans la section Types de rendez-vous, utilisez les cases à cocher pour sélectionner les types de rendez-vous à afficher dans le widget. Si vous proposez plusieurs types de rendez-vous, faites-les glisser et déposez-les dans l'ordre dans lequel vous souhaitez qu'ils soient affichés sur le site widget.
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(Facultatif) activez la bascule du titre de la sélection de rendez-vous et saisissez du texte dans le champ.
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(Facultatif) cochez la case Masquer l'étiquette "free" aux visiteurs pour laisser l'espace de prix du rendez-vous vide dans le widget pour ce type de rendez-vous spécifique.
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Dans la section Membres du personnel, activez la case à cocher Laisser les clients choisir le membre du personnel si vous souhaitez que les visiteurs du site puissent choisir le membre du personnel de leur choix avant de prendre leur rendez-vous. Notez que les visiteurs du site ne sont pas obligés de sélectionner un membre du personnel et peuvent à la place choisir d'afficher tous les rendez-vous disponibles avec tous les membres du personnel pour ce type de rendez-vous.
Si vous le souhaitez, activez le titre de sélection du membre du personnel et saisissez du texte dans le champ.
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Sélectionnez Design et configurez les éléments suivants dans la section Style du panneau de conception :
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Couleurs. Configurez les couleurs principale, secondaire et de fond.
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Styles de texte. Configurez les styles de texte pour les titres, les sous-titres et le corps du texte.
Notez que vous pouvez cliquer sur Rétablir le style du thème du site en bas de la section Style du panneau Conception pour annuler les modifications.
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Vous ne pouvez pas accepter de réservations sur votre site tant que vous ne passez pas à un plan avec réservations. Consultez notre page de tarification pour savoir quel plan vous convient le mieux.
Inscriptionsfictives
Avant d'acheter un plan avec Bookings, vous pouvez encore installer Bookings, créer des membres du personnel et des types de rendez-vous, et modifier le design de Bookings widget. Toutefois, si votre site est publié et qu'un visiteur tente de prendre un rendez-vous, il recevra un message indiquant que la solution de réservation n'est pas en ligne.
Remarque
Lorsque vous testez les réservations, votre paiement sera en mode test, mais un rendez-vous réel sera tout de même programmé. Vous devez supprimer ce rendez-vous après l'avoir testé.