Remarque
Pour savoir comment configurer les réservations pour votre site, consultez la section Configurer les réservations.
Cet article présente les différentes actions que les membres du personnel et les participants peuvent entreprendre une fois que l'inscription est configurée et que votre entreprise accepte des rendez-vous.
Les sections suivantes expliquent les actions que les participants et les membres du personnel peuvent entreprendre lors des rendez-vous.
Pour consulter ses propres rendez-vous passés ou à venir, le membre du personnel doit disposer de l'autorisation d'utilisateur "réservations". Pour voir les rendez-vous pris par tous les membres du personnel, l'utilisateur doit avoir le droit d'administrer les réservations.
Pour consulter les rendez-vous pris :
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Dans la section Réservations du tableau de bord du site, cliquez sur Rendez-vous réservés.
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Utilisez les onglets Aujourd'hui, Futur et Passé pour trouver le(s) rendez-vous souhaité(s). Le tableau des rendez-vous enregistrés comprend à la fois les rendez-vous confirmés et les rendez-vous annulés, et leur attribue un statut approprié.
Les membres du personnel disposant de l'autorisation d'administration des réservations peuvent modifier, dupliquer ou supprimer un type de rendez-vous.
Pour modifier, dupliquer ou supprimer un type de rendez-vous :
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Dans la section Réservations du tableau de bord du site, sélectionnez Types de rendez-vous.
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Cliquez sur l'icône des trois points horizontaux à côté du type de rendez-vous souhaité. Sélectionnez Modifier, Dupliquer ou Supprimer.
Participant
Pour rejoindre un rendez-vous virtuel en tant qu'invité, l'invité doit cliquer sur le lien fourni dans l'e-mail de confirmation.
Membre du personnel
Pour participer à un rendez-vous virtuel en tant que membre du personnel :
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Dans la section Réservations du tableau de bord du site, cliquez sur Rendez-vous réservés.
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Localisez la réunion dans le tableau des rendez-vous enregistrés et cliquez sur Lien dans la colonne Emplacement.
Si cette option est configurée, les membres du personnel ont la possibilité d'accepter ou de refuser une demande de rendez-vous. Pour savoir comment activer cette fonctionnalité, reportez-vous à la section Exiger une confirmation des réservations.
Notez que le paiement des rendez-vous payants est perçu au moment de la réservation et non lorsque le rendez-vous est accepté. Si vous refusez un rendez-vous payé, vous devrez également procéder à un remboursement.
Pour accepter ou refuser un rendez-vous :
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Dans la section Réservations du tableau de bord du site, cliquez sur Rendez-vous réservés.
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Localisez le rendez-vous souhaité, puis cliquez pour l'ouvrir.
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Sous Gérer ce rendez-vous, cliquez sur Refuser ou Accepter.
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Si vous avez cliqué sur Refuser, saisissez éventuellement une raison dans le champ de texte, puis cliquez sur Refuser le rendez-vous. Si vous refusez un rendez-vous payé, vous devez rembourser l'auteur de la réservation. Suivez les instructions de la section Remboursement d'un rendez-vous payé.
L'auteur de la réservation recevra un courriel confirmant son rendez-vous ou l'informant que sa demande a été refusée et remboursée (le cas échéant).
Participant
Un participant peut reporter ou annuler un rendez-vous en cliquant sur Reporter ou Annuler dans l'e-mail de confirmation du rendez-vous ou dans la fenêtre contextuelle de confirmation qu'il reçoit sur le site. Notez qu'après la fermeture de la fenêtre contextuelle de confirmation, les participants ne peuvent annuler ou reprogrammer qu'à partir de l'e-mail de confirmation.
Membre du personnel
Les membres du personnel peuvent reprogrammer ou annuler les rendez-vous qui leur sont assignés.
Pour reporter ou annuler un rendez-vous :
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Développez la section Réservations du tableau de bord du site et sélectionnez Rendez-vous réservés.
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Cliquez sur l'icône des trois points horizontaux à côté du rendez-vous souhaité et sélectionnez Reprogrammer ou Annuler le rendez-vous.
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Saisissez un motif de report ou d'annulation dans le champ de texte.
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Si vous reportez ou annulez un rendez-vous payé, vous devez rembourser le client. Dans la fenêtre contextuelle sous Remboursement du client ? Sélectionnez soit Refund maintenant, soit je le ferai plus tard si nécessaire.
Si vous avez choisi de procéder au remboursement maintenant, vous devez effectuer les opérations suivantes :
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Cochez la case à côté du rendez-vous à rembourser.
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(Facultatif) Activez la notification par email si vous souhaitez que le réservataire reçoive un email confirmant son remboursement.
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(Facultatif) Indiquez le motif du remboursement.
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Cliquez sur Remboursement.
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Le participant recevra un courriel l'informant que son rendez-vous a été annulé ou reporté. Le cas échéant, le participant recevra également un courriel confirmant que le remboursement a été effectué.
Si vous avez déjà annulé un rendez-vous payé, vous devez rembourser l'auteur de la réservation. Notez que vous pouvez rembourser une commande avant de l'annuler, mais le remboursement du rendez-vous n'annulera pas automatiquement le rendez-vous.
Pour obtenir le remboursement d'un rendez-vous payé :
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Développez la section Réservations du tableau de bord du site et sélectionnez Rendez-vous réservés.
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Localisez le rendez-vous dans le tableau et cliquez pour l'ouvrir.
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Sous Gérer ce rendez-vous, cliquez sur Remboursement.
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Cochez la case à côté du rendez-vous à rembourser.
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(Facultatif) Activez la notification par email si vous souhaitez que le réservataire reçoive un email confirmant son remboursement.
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(Facultatif) Indiquez le motif du remboursement.
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Cliquez sur Remboursement.
Un rendez-vous est considéré comme abandonné lorsque l'auteur de la réservation sélectionne une date et saisit son adresse électronique, mais ne prend pas le rendez-vous ou ne complète pas le flux checkout pour les rendez-vous payants.
Pour consulter les rendez-vous abandonnés, suivez les instructions de notre article sur les paniers abandonnés dans Native store.
Pour effectuer les actions décrites dans cette section, le membre du personnel doit avoir le droit d'administrer les réservations.
Remarque
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Avant de supprimer un membre du personnel, vous devez annuler tous ses rendez-vous à venir.
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Une fois qu'un utilisateur client est affecté au profil d'un membre du personnel, vous ne pouvez pas le dissocier ni modifier son adresse électronique. Au lieu de cela, vous devez supprimer le compte client du membre du personnel dans la plateforme Duda et l'ajouter à nouveau au profil du nouveau membre du personnel.
Pour modifier ou supprimer le profil d'un membre du personnel :
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Développez la section Réservations du tableau de bord du site et sélectionnez Membres du personnel.
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Cliquez sur l'icône des trois points horizontaux à côté du membre du personnel souhaité et sélectionnez Modifier ou Supprimer.
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Si vous supprimez un membre du personnel, vous devez d'abord annuler tous ses rendez-vous à venir.
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