Note
Pour en savoir plus sur le Bookings fonctionnalités et cas d'utilisation, consultez le Aperçu des réservations article.
Les réservations peuvent être configurées en quatre étapes simples par une agence ou un propriétaire d'entreprise. Cet article vous explique chaque étape pour commencer à accepter les réservations sur votre site.
Pour configurer Bookings vous devez effectuer les opérations suivantes :
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Installer Bookings et ajoutez le Bookings widget pour votre site.
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Ajoutez le ou les membres du personnel qui fournissent les rendez-vous et définissent leur disponibilité. Vous pouvez le faire en ajoutant vous-même le ou les membres du personnel, ou en ajoutant le membre du personnel en tant que client dans le Duda plateforme et les invitant à compléter leur propre profil.
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Créez les différents rendez-vous proposés par l'entreprise. Ajoutez des membres du personnel au type de rendez-vous et configurez des paramètres tels que la durée du rendez-vous, le lieu, le coût du rendez-vous (le cas échéant), etc.
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Configurez et concevez le Bookings widget adapté au style de votre site.
Passez aux sections suivantes pour savoir comment effectuer chaque étape.
Regardez la vidéo ci-dessous pour un aperçu rapide du processus d'installation et de configuration de Bookings.
Vous, ou un utilisateur client de la plateforme disposant de l'autorisation d'administrateur de Bookings, pouvez installer Bookings à partir du Bookings article dans le panneau latéral ou depuis Bookings widget. Si vous choisissez d'installer Bookings depuis le panneau latéral, vous pouvez ajouter le widget ultérieurement. Notez que certains modèles disposent déjà du Bookings widget ajouté avec Bookings installé.
Pour installer Bookings à partir du Bookings widget :
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Rechercher Bookings. Faites-le glisser et déposez-le à l'endroit souhaité sur le canevas.
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Cliquez sur Bookings widget pour ouvrir le menu flottant. Contenu pour ouvrir le menu de contenu du widget.
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Cliquez Ajouter Bookings.
Les membres du personnel sont les professionnels qui fixent les rendez-vous, comme l'esthéticienne qui propose un soin au spa, un avocat qui propose des consultations virtuelles ou un plombier qui propose des rendez-vous de réparation. Au cours de cette étape, vous allez ajouter des membres du personnel en tant qu'utilisateurs clients dans le Duda plateforme et, le cas échéant, configurez leurs horaires. Par défaut, un membre du personnel est créé et attribué à l'utilisateur qui a installé Bookings.
Vous pouvez soit configurer le membre du personnel vous-même, soit l'inviter à compléter son propre profil. Si vous souhaitez que le membre du personnel complète son propre profil, vous devez l'ajouter en tant qu'utilisateur client à votre compte et à votre site avec l'autorisation utilisateur de Bookings.
Note
Un membre du personnel peut être ajouté au plan Standard. Si vous avez besoin de plusieurs membres du personnel, vous devez passer à un plan supérieur. Consultez notre Plans de réservations pour déterminer le plan qui vous convient le mieux.
Pour ajouter un membre du personnel et définir sa disponibilité :
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Dans le Bookings section, cliquez sur Membres du personnel section.
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Cliquez + Ajouter un membre du personnel.
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Sélectionnez un membre de l'équipe ou un client dans la liste, ou cliquez sur + Ajouter et saisissez le nom du membre du personnel, son adresse e-mail et son niveau d'autorisation pour les réservations (Utilisateur ou Administrateur). Cliquez ensuite sur Ajouter en tant que membre du personnel .
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Si la personne fait déjà partie de l'équipe, sélectionnez-la dans la liste. L'adresse e-mail d'un membre de l'équipe ne peut pas être ajoutée à nouveau en tant que client.
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Le nouveau membre du personnel recevra un e-mail contenant un lien lui permettant de confirmer et de configurer son profil.
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Dans le Disponibilité section, définissez la disponibilité par défaut du membre du personnel. Les options de disponibilité sont les suivantes :
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(Facultatif) Dans le Connecter des calendriers section, membres du personnel ajoutés à la Duda plateforme, car les utilisateurs clients disposant de l'autorisation d'administrateur de Bookings peuvent se connecter à leur calendrier externe (Google, Outlook ou Apple) pour ajouter des invitations au calendrier, aider à vérifier les conflits et éviter les doubles réservations. + Ajouter, puis suivez les instructions pour connecter votre calendrier préféré.
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Cette étape ne peut être réalisée que par le membre du personnel car elle nécessite de se connecter à son calendrier personnel.
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Si vous connectez un calendrier Apple, le membre du personnel ne peut pas se connecter à l'aide du mot de passe associé à son identifiant Apple. Ils doivent créer un mot de passe spécifique à l'application sur https://account.apple.com/account/manage pour pouvoir se connecter et connecter leur calendrier Apple
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(Facultatif) Dans le Applications de conférence section, vous pouvez ajouter la vidéo Google Meet, Zoom ou MST Teams comme application de visioconférence par défaut pour les rendez-vous virtuels. Par défaut, Cal Video est utilisé, mais vous pouvez le supprimer en cliquant sur l'icône à trois points horizontaux et en sélectionnant Supprimer l'application.
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Notez que si l'un des types de rendez-vous utilise Google Meet, le membre du personnel qui propose le rendez-vous doit d'abord connecter son propre calendrier Google.
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Cliquez Enregistrer.
Notez que dès que le membre du personnel est enregistré, sa disponibilité s'affiche dans Bookings widget sans avoir besoin de republier le site.
Les types de rendez-vous sont les différents rendez-vous que vous proposez. Au cours de cette étape, vous allez créer le ou les rendez-vous, définir leur durée, leur lieu et configurer tous les paramètres avancés applicables à votre entreprise.
Note
Notez que pour accepter le paiement des réservations, vous devez souscrire à un forfait Advanced ou Elite Bookings. Consultez notre Tarifs des réservations pour plus d'informations.
Pour créer un nouveau rendez-vous :
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Dans le Bookings menu latéral, sélectionnez Types de rendez-vous.
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Cliquez + Nouveau rendez-vous. Renseignez les champs suivants :
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Cliquez Créez.
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Configurez les options suivantes dans Paramètres du type de rendez-vous rubrique :
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Les nouveaux types de rendez-vous utilisent par défaut le numéro de téléphone du participant comme lieu. Pour définir un type de rendez-vous comme virtuel , sélectionnez Application par défaut de l'organisateur afin d'utiliser l'application de visioconférence par défaut du membre du personnel chargé de l'animation.
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Si vous sélectionnez En personne (adresse de l'organisateur) ou Numéro de téléphone de l'organisateur, vous devez saisir l'adresse/le numéro de téléphone et choisir si l'adresse ou le numéro de téléphone est affiché ou non sur la page de réservation et visible par l'utilisateur avant qu'il ne prenne son rendez-vous.
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Si Google Meet est sélectionné pour les rendez-vous virtuels, le membre du personnel qui organise le rendez-vous doit d'abord connecter son calendrier Google.
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Rappels automatisés. Vous pouvez également utiliser les cases à cocher pour sélectionner le moment où vous souhaitez que la personne chargée de la réservation reçoive un rappel par e-mail ou par SMS de son prochain rendez-vous
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Les rappels par SMS dépendent de la formule choisie pour votre site. Si votre formule ne les inclut pas, les cases à cocher relatives aux SMS sont désactivées et une option de mise à niveau s'affiche. Pour comparer les formules, consultez les formules professionnelles de Duda.
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Le rappel par SMS utilise un modèle fixe qui ne peut pas être modifié. Ce modèle est localisé et comprend le nom du participant, l'intitulé du rendez-vous, le nom du membre du personnel, ainsi que la date, l'heure et le fuseau horaire du rendez-vous.
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Les participants ne reçoivent des rappels par SMS que s'ils saisissent un numéro de téléphone et cochent la case J'accepte de recevoir des rappels par SMS concernant cet événement lors de leur inscription.
Note
Chaque site peut envoyer jusqu'à 1 000 SMS de rappel par mois vers des numéros américains et canadiens, et jusqu'à 70 par mois par collaborateur vers tous les autres pays. Une fois cette limite atteinte, l'envoi des SMS de rappel est interrompu.
Si un participant ne reçoit pas de rappels par SMS, c'est peut-être parce qu'il n'a pas coché la case de consentement lors de son inscription, ou qu'il a choisi de ne pas recevoir de rappels par SMS.
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(Facultatif) Si vous devez configurer des options de configuration supplémentaires, cliquez sur Afficher les options avancées. Consultez les Section des paramètres avancés pour savoir comment configurer certains des paramètres avancés les plus courants.
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Sur le Limites onglet, vous pouvez définir le temps tampon entre les rendez-vous, le préavis minimum avant de prendre rendez-vous, limiter la fréquence et la durée des réservations, etc.
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Sur le Affectation Dans cet onglet, vous pouvez définir le type de planification (round robin ou collectif) et la manière de répartir les rendez-vous entre plusieurs membres du personnel.
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Sur le Avancé Cet onglet vous permet de personnaliser les questions posées sur la page de réservation, d'exiger une confirmation avant d'accepter les rendez-vous, etc.
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(Facultatif) Si vous facturez le rendez-vous, activez le Frais pour ce rendez-vous basculez et entrez un prix dans le champ. Si vous avez précédemment activé la boutique native, les paramètres de la boutique seront hérités par Bookings.
Si vous n'avez pas encore activé le magasin natif, vous devez effectuer les opérations suivantes :
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Activer le mode de paiement souhaité. Vous pouvez connecter les passerelles de paiement prises en charge pour collecter les paiements en ligne ou utiliser le paiement manuel pour accepter les paiements en personne au moment du rendez-vous. Pour en savoir plus sur la configuration de chaque option, voir Paiement dans Native Store.
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Lorsque vous activez les passerelles de paiement, notez que Stripe prend en charge les cartes de crédit et les portefeuilles, et que Mollie prend en charge les cartes de crédit, Apple Pay, les prélèvements automatiques, les cartes-cadeaux et Paypal.
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Les remises ne peuvent actuellement pas être spécifiques aux réservations ou aux produits de la boutique locale. Si vous créez une réduction, les acheteurs peuvent l'utiliser à la fois sur les réservations et sur les produits.
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Configurer et configurer les taxes. Pour en savoir plus, voir Taxes dans Native Store.
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Les groupes fiscaux ne s'appliquent qu'aux produits vendus dans le magasin et non aux réservations.
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Si vous utilisez des taxes automatisées, vous ne pouvez pas ajouter de code fiscal à la catégorie du service. Au lieu de cela, le taux d'imposition par défaut est utilisé.
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(Facultatif) Personnalisez le flux de paiement. Pour en savoir plus, voir Page de paiement dans Native Store.
Note
Lorsque vous testez une réservation, le paiement s'effectue en mode test, mais un véritable rendez-vous est tout de même programmé. Supprimez le rendez-vous après le test.
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Cliquez Enregistrer.
Notez que l'événement est affiché dans le Bookings widget dès que vous cliquez sur Enregistrer, sans avoir à republier le site. Toutefois, si vous n'avez pas Bookings widget installé et connecté, vous devrez republier votre site après avoir ajouté et connecté le Bookings widget.
Note
Si vous avez plusieurs types de rendez-vous similaires, vous pouvez gagner du temps en dupliquant le type de rendez-vous que vous venez de créer. Pour dupliquer, cliquez sur l'icône à trois points et sélectionnez Dupliquer. Cela vous permet de gagner du temps lorsque vous devez créer plusieurs types de rendez-vous similaires.
Pour accéder aux options avancées d'un type de rendez-vous :
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Cliquez sur Rendez-vous et personnel , puis sur le type de rendez-vous pour l'ouvrir.
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Cliquez sur Afficher les options avancées .
Dans les sections suivantes, vous allez apprendre à configurer plusieurs paramètres de rendez-vous avancés :
Vous pouvez définir un temps tampon avant et ou après les rendez-vous pour permettre au membre du personnel de disposer de temps entre ses rendez-vous.
Pour définir la durée de la mémoire tampon :
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Cliquez pour ouvrir le rendez-vous souhaité.
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Cliquez Afficher les options avancées, puis cliquez sur Limites onglet.
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Utilisez le Avant l'événement et Après l'événement menus déroulants pour définir la durée de la mémoire tampon.
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Cliquez Enregistrer.
Vous pouvez exiger que les demandes de réservation soient acceptées manuellement par le membre du personnel qui a pris rendez-vous. Vous pouvez exiger une confirmation pour chaque rendez-vous, ou vous pouvez le configurer pour que les rendez-vous ne soient confirmés que s'ils sont réservés moins d'un certain temps à l'avance.
Exiger Bookings confirmation :
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Cliquez pour ouvrir le rendez-vous souhaité.
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Cliquez Afficher les options avancées, puis cliquez sur Avancé onglet.
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Activez la bascule dans le Nécessite une confirmation section.
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Sélectionnez Toujours de toujours demander une confirmation avant de réserver. Ou si vous n'avez besoin d'une confirmation que lorsqu'un rendez-vous est pris à la dernière minute, sélectionnez Si vous réservez avec moins de... et utilisez le menu déroulant pour définir en minutes ou en heures le délai minimum de préavis dont vous avez besoin avant que la confirmation requise ne soit activée.
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Utilisez les cases à cocher pour sélectionner si les réservations non confirmées bloquent les créneaux du calendrier ou si vous souhaitez uniquement exiger une confirmation de rendez-vous pour les fournisseurs de messagerie gratuits tels que Gmail ou Outlook.
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Cliquez Enregistrer.
Lors de la prise de rendez-vous ou de la demande de rendez-vous, les participants sont invités à répondre à plusieurs questions. Bookings propose des questions par défaut qui peuvent être activées ou désactivées selon les besoins. Cependant, il se peut que vous deviez ajouter des questions personnalisées pour répondre aux besoins de votre entreprise. Par exemple, un spa doit demander la taille du peignoir et des chaussons du participant afin de pouvoir préparer les tailles appropriées
Pour ajouter une question personnalisée :
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Cliquez pour ouvrir le rendez-vous souhaité.
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Cliquez Afficher les options avancées, puis cliquez sur Avancé onglet.
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Faites défiler l'écran vers le bas jusqu'à Questions relatives aux réservations section. Vous pouvez activer, désactiver ou modifier les questions par défaut selon vos besoins.
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Au bas de la liste des questions, cliquez sur Ajouter une question.
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Utilisez le menu déroulant pour sélectionner un Type d'entrée. Les options incluent le nom, l'e-mail, le texte court, le texte long, etc.
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Entrez un Identifiant.
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Entrez un libellé pour votre question dans le étiquette champ. L'étiquette que vous saisissez s'affiche dans Bookings widget et est visible pour les utilisateurs. Par exemple, un spa qui a besoin de la taille de votre peignoir peut saisir « Quelle taille de peignoir ? » comme étiquette.
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Selon le type de saisie que vous avez sélectionné à l'étape 7, il y a différents champs à remplir.
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Dans le Nécessaire section, sélectionnez l'une des options Oui ou Non.
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Cliquez Ajouter, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour éviter les réservations de dernière minute auxquelles votre membre du personnel n'est pas préparé, vous pouvez définir un délai minimum avant la réservation. Par exemple, si vous définissez le délai minimum avant les réservations à 2 heures, un participant ne peut pas réserver un massage à 15 h 00 après 12 h 59 le
Pour définir un délai minimum avant les réservations :
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Cliquez pour ouvrir le rendez-vous souhaité.
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Cliquez Afficher les options avancées, puis cliquez sur Limites onglet.
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Dans le Préavis minimum champ, entrez un numéro. Utilisez ensuite le menu déroulant pour sélectionner Minutes, Heures, ou Journées.
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Cliquez Enregistrer.
Si vous avez plusieurs membres du personnel, vous pouvez définir le type de prise de rendez-vous sur Round Robin ou Collective.
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Tournoi à la ronde permet de répartir les rendez-vous entre les membres de l'équipe, en fonction de la disponibilité des membres du personnel.
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Collectif permet à plusieurs membres du personnel (prestataires de services) de partager un même créneau de réservation. Cela est utile pour les réunions ou les sessions qui nécessitent plusieurs membres de l'équipe. Par exemple, une démonstration de vente à laquelle le chargé de compte et le spécialiste technique assistent ensemble. Il est important de noter que le créneau de rendez-vous ne sera affiché comme disponible que lorsque tous les membres du personnel (prestataires de services) seront disponibles.
Pour commencer avec l'option Collectif déjà sélectionnée, choisissez Collectif lorsque vous créez le type de rendez-vous.
Pour définir le type de prise de rendez-vous :
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Cliquez pour ouvrir le rendez-vous souhaité.
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Cliquez Afficher les options avancées, puis cliquez sur Affectation onglet.
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Dans le Type de planification menu déroulant, sélectionnez l'une ou l'autre Tournoi à la ronde ou Collectif.
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Si vous avez sélectionné Tournoi à la ronde, configurez les éléments suivants :
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(Facultatif) Dans la section Round-Robin Hosts, activez la bascule pour l'un ou l'autre Activer les poids ou Ajouter tous les membres de l'équipe, y compris les futurs membres. Vous pouvez également ajouter l'hôte à l'aide du Ajouter un membre menu déroulant.
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Dans le Hôtes fixes section, activez Ajouter tous les membres de l'équipe, y compris les futurs membres basculer. Vous pouvez également sélectionner l'hôte dans le menu déroulant.
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Cliquez Enregistrer.
proposer des places pour un rendez-vous permet à plusieurs participants de réserver le même créneau horaire. Au lieu qu'une seule réservation réserve la totalité du rendez-vous, chaque réservation utilise une « place » disponible lors du rendez-vous. Par exemple, si vous offrez 20 places pour un atelier à 15 h 00, jusqu'à 20 participants peuvent réserver ce même créneau horaire avant qu'il ne soit indisponible
Il est utile de proposer des places pour un rendez-vous lorsque vous devez organiser des sessions auxquelles plusieurs personnes assistent en même temps, par exemple :
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Cours de conditionnement physique, ateliers ou séances d'entraînement
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Webinaires, séminaires ou consultations de groupe
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Visites ou événements portes ouvertes
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Cours en petits groupes ou séances de coaching
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Tout rendez-vous où la capacité est limitée mais où plusieurs invités peuvent participer
Notez que cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les rendez-vous payants.
Pour que les places soient d'emblée attribuées, sélectionnez Groupe lors de la création du type de rendez-vous.
Pour proposer des places pour un rendez-vous :
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Cliquez Types de rendez-vous, puis cliquez pour ouvrir le rendez-vous souhaité.
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Cliquez Afficher les options avancées.
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Activez le bouton à côté de Offrez des places.
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Entrez le nombre de sièges (maximum de 1 000 sièges) et cochez éventuellement les cases pour savoir si vous souhaitez que les informations sur les participants soient partagées entre les invités et si le nombre de sièges disponibles doit être affiché dans le widget Réservations. Notez que pour les informations relatives aux participants, les seules informations partagées sont leur nom et leur adresse e-mail
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Cliquez sur Enregistrer .
Notez que lorsqu'un rendez-vous est défini pour proposer des places, la possibilité de sélectionner un membre du personnel dans le widget Réservations est masquée.
Le Bookings widget est l'endroit où le participant prendra rendez-vous. En termes de design, le Bookings Le widget hérite des styles de thème par défaut. Vous pouvez toutefois modifier les couleurs et les styles de texte si nécessaire.
Pour configurer le Bookings widget :
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Cliquez sur Bookings widget pour ouvrir le menu flottant.
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Sélectionnez Contenu et configurez les paramètres suivants :
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Dans le Types de rendez-vous section, utilisez les cases à cocher pour sélectionner les types de rendez-vous à afficher dans le widget. Si vous proposez plusieurs types de rendez-vous, faites-les glisser et déposez-les dans l'ordre dans lequel vous souhaitez les afficher dans le widget.
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(Facultatif) activez le Titre de la sélection du rendez-vous basculez et saisissez du texte dans le champ.
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(Facultatif) sélectionnez le Masquer l'étiquette « gratuite » aux visiteurs case à cocher pour laisser l'espace de prix du rendez-vous vide dans le widget pour ce type de rendez-vous spécifique.
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Dans le Membres du personnel section, activez le Laissez les clients choisir un membre du personnel basculez si vous souhaitez que les visiteurs du site puissent choisir le membre du personnel de leur choix avant de prendre rendez-vous. Notez que les visiteurs du site ne sont pas tenus de sélectionner un membre du personnel et peuvent choisir d'afficher tous les rendez-vous disponibles avec tous les membres du personnel pour ce type de rendez-vous.
Si vous le souhaitez, activez Titre de sélection des membres du personnel et saisissez du texte dans le champ.
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Sélectionnez Design et configurez les éléments suivants dans Style section du panneau de conception :
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Couleurs. Configurez les couleurs principales, secondaires et d'arrière-plan.
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Styles de texte. Configurez les styles de texte pour les titres, les sous-titres et le texte des paragraphes.
Notez que vous pouvez cliquer Rétablir le style du thème du site au bas du Style section du panneau Design pour annuler les modifications.
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Si votre profil Google My Business est associé à votre site, vous pouvez ajouter un lien « Réserver maintenant » à la fiche de votre entreprise sur Google My Business, ce qui permettra à vos clients de réserver directement depuis la recherche Google et Google Maps.
Pour synchroniser Bookings avec Google Business Profile :
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Assurez-vous que l'application Ensure Bookings est installée et que votre profil Google My Business est connecté. Pour connecter votre profil Google My Business, consultez la section Connecter et synchroniser votre profil Google My Business .
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Dans le panneau latéral, cliquez sur CMS, puis sur Données métier .
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Cliquez sur Informations sur l'entreprise .
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Dans le champ Lien de réservation , sélectionnez la page souhaitée ou saisissez une URL spécifique, puis cliquez sur Enregistrer .
Ce lien apparaît sous la forme d'un bouton « Réserver » sur votre profil Google My Business.