Note
Pour savoir comment configurer les réservations pour votre site, consultez Configurer les réservations.
Cet article décrit les différentes actions que les membres du personnel et les participants peuvent effectuer une fois que Bookings est configuré et que votre entreprise accepte les rendez-vous.
Les sections suivantes expliquent les mesures que les participants et les membres du personnel peuvent prendre lors des rendez-vous.
Pour consulter ses rendez-vous passés ou à venir, le membre du personnel a besoin de l'autorisation utilisateur de Bookings. Pour consulter les rendez-vous réservés pour tous les membres du personnel, l'utilisateur doit disposer de l'autorisation d'administrateur des réservations.
Pour consulter les rendez-vous réservés :
-
Cliquez Rendez-vous réservés.
-
Si vous le souhaitez, cliquez sur Filtre pour filtrer par Échéancier, État, Type de rendez-vous, ou Membre du personnel (seuls les utilisateurs disposant de l'autorisation d'administrateur des réservations peuvent filtrer par membre du personnel) pour localiser le ou les rendez-vous souhaités.
-
Notez que le tableau des rendez-vous réservés inclut à la fois les rendez-vous confirmés et annulés, et attribue un statut pertinent.
-
-
Si vous le souhaitez, cliquez sur l'icône Exporter située à côté de Filtre pour télécharger les rendez-vous pris.
Les membres du personnel disposant de l'autorisation d'administrateur des réservations peuvent modifier, dupliquer ou supprimer un type de rendez-vous.
Pour modifier, dupliquer ou supprimer un type de rendez-vous :
-
Sélectionnez Types de rendez-vous.
-
Cliquez sur l'icône à trois points horizontaux à côté du type de rendez-vous souhaité. Sélectionnez l'une des options Modifier, Dupliquer, ou Supprimer.
Participant
Pour participer à un rendez-vous virtuel en tant que participant, le participant doit cliquer sur le lien fourni dans son e-mail de confirmation.
Membre du personnel
Pour participer à un rendez-vous virtuel en tant que membre du personnel :
-
Cliquez Rendez-vous réservés.
-
Localisez votre réunion dans le tableau Rendez-vous réservés et cliquez sur Lien dans la colonne de localisation.
Si cette configuration est configurée, les membres du personnel ont la possibilité d'accepter ou de refuser une demande de rendez-vous. Pour savoir comment activer cette fonctionnalité, consultez Exiger une confirmation de réservation.
Notez que le paiement des rendez-vous payants est encaissé au moment de la réservation et non lorsque le rendez-vous est accepté. Si vous refusez un rendez-vous payé, vous devrez également effectuer un remboursement.
Pour accepter ou refuser un rendez-vous :
-
Cliquez Rendez-vous réservés.
-
Localisez le rendez-vous souhaité, puis cliquez pour l'ouvrir.
-
En dessous Gérer ce rendez-vous, cliquez soit Déclin ou Accepter.
-
Si vous avez cliqué Déclin, entrez éventuellement un motif dans le champ de texte, puis cliquez sur Refuser un rendez-vous. Si vous refusez un rendez-vous payé, vous devez rembourser la personne qui a réservé. Suivez les instructions du Rembourser un rendez-vous payé section.
La personne effectuant la réservation recevra un e-mail confirmant son rendez-vous ou l'informant que sa demande a été refusée et remboursée (le cas échéant).
Participant
Un participant peut reporter ou annuler un rendez-vous en cliquant Replanifier ou Annuler dans l'e-mail de confirmation de rendez-vous ou dans la fenêtre de confirmation qu'ils reçoivent sur le site. Notez qu'une fois la fenêtre de confirmation fermée, les participants ne peuvent annuler ou reprogrammer qu'à partir de l'
Membre du personnel
Les membres du personnel peuvent reporter ou annuler les rendez-vous qui leur sont assignés.
Pour reporter ou annuler un rendez-vous :
-
Sélectionnez Rendez-vous réservés.
-
Cliquez sur l'icône à trois points horizontaux à côté du rendez-vous souhaité et sélectionnez Replanifier ou Annuler le rendez-vous.
-
Entrez un motif de report ou d'annulation dans le champ de texte.
-
Si vous reprogrammez ou annulez un rendez-vous payé, vous devez rembourser le client. Dans la fenêtre contextuelle sous Rembourser le client ? sélectionnez soit Remboursez maintenant ou Je le ferai plus tard si nécessaire.
Si vous avez choisi de rembourser maintenant, vous devez effectuer les opérations suivantes :
-
Cochez la case à côté du rendez-vous à rembourser.
-
(Facultatif) Activez le bouton de notification par e-mail si vous souhaitez que l'auteur de la réservation reçoive un e-mail confirmant son remboursement.
-
(Facultatif) Entrez le motif du remboursement.
-
Cliquez Remboursement.
-
Le participant recevra un e-mail l'informant que son rendez-vous a été annulé ou reporté. Et le cas échéant, le participant recevra également un e-mail confirmant qu'un remboursement a été effectué
Si vous avez déjà annulé un rendez-vous payé, vous devez rembourser la personne qui a réservé. Notez que vous pouvez rembourser une commande avant de l'annuler, mais le remboursement du rendez-vous n'annulera pas automatiquement le
Pour effectuer le remboursement d'un rendez-vous payé :
-
Sélectionnez Rendez-vous réservés.
-
Localisez le rendez-vous dans le tableau et cliquez dessus pour l'ouvrir.
-
En dessous Gérer ce rendez-vous, cliquez Remboursement.
-
Cochez la case à côté du rendez-vous à rembourser.
-
(Facultatif) Activez le bouton de notification par e-mail si vous souhaitez que l'auteur de la réservation reçoive un e-mail confirmant son remboursement.
-
(Facultatif) Entrez le motif du remboursement.
-
Cliquez Remboursement.
Un rendez-vous est considéré comme abandonné lorsque l'auteur de la réservation sélectionne une date et saisit son adresse e-mail, mais ne prend pas le rendez-vous ou ne termine pas le processus de paiement pour les rendez-vous payés.
Pour consulter les rendez-vous abandonnés, suivez les instructions de notre Chariots abandonnés dans Native Store article.
Pour effectuer les actions décrites dans cette section, le membre du personnel a besoin du Administrateur des réservations autorisation.
Note
-
Avant de supprimer un membre du personnel, vous devez annuler tous ses prochains rendez-vous.
-
Une fois qu'un utilisateur client est assigné à un profil de membre du personnel, vous ne pouvez pas le dissocier ni modifier son adresse e-mail. Au lieu de cela, vous devez supprimer le compte client du membre du personnel dans le Duda plateforme et ajoutez-les à nouveau au nouveau profil du membre du personnel.
Pour modifier ou supprimer le profil d'un membre du personnel :
-
Sélectionnez Membres du personnel.
-
Cliquez sur l'icône à trois points horizontaux à côté du membre du personnel souhaité et sélectionnez Modifier ou Supprimer.
-
Si vous supprimez un membre du personnel, vous devez d'abord annuler tous ses prochains rendez-vous.
-